Podjetja pogosto začnejo z vprašanjem: »Katero AI orodje potrebujemo za avtomatizacijo?« To je običajno napačen prvi korak. Preden razmišljate o orodjih, morate ugotoviti, katere naloge v vašem podjetju se sploh splača avtomatizirati.
Niso vse naloge primerne za avtomatizacijo. Nekatere zahtevajo presojo, pogovor s stranko ali odločanje, druge pa se ponavljajo po skoraj enakem postopku. Prav te so običajno najboljši kandidati.
V tem članku boste spoznali, kako lahko s pomočjo umetne inteligence pregledate svoje delo, prepoznate primerne naloge in se odločite, kje je avtomatizacija smiselna.
Kazalo vsebine
Katera opravila so najbolj primerna za avtomatizacijo
Dober kandidat za avtomatizacijo je naloga, ki se pogosto ponavlja in ima jasen začetek ter predvidljiv rezultat.
Takšne naloge so na primer:
- prenos podatkov iz obrazca v preglednico ali CRM,
- pošiljanje potrditvenega e-poštnega sporočila po oddaji povpraševanja,
- razvrščanje dokumentov v ustrezne mape,
- obveščanje ekipe o novi nalogi,
- priprava tedenskega seznama odprtih opravil.
Skupna lastnost teh primerov je, da zaposleni večinoma izvajajo enake korake vedno znova.
Kako z AI pregledati svoje delo
Umetna inteligenca vam ne more povedati, kako poteka vaše poslovanje, lahko pa pomaga prepoznati vzorce.
Začnite tako, da opišete običajen delovni dan ali en konkreten proces. Ni treba, da je opis popoln. Dovolj je seznam opravil v vrstnem redu, kot jih običajno izvajate.
Na primer:
- prejmemo povpraševanje po e-pošti,
- podatke vnesemo v CRM,
- pripravimo ponudbo,
- ponudbo pošljemo stranki,
- ekipo obvestimo o odprtem povpraševanju.
Nato umetno inteligenco prosite, naj označi:
- katere naloge se ponavljajo,
- kateri koraki vključujejo le prenos podatkov,
- kje se vedno sproži enako dejanje,
- katere naloge bi bilo mogoče avtomatizirati brez večjih sprememb procesa.
Na ta način dobite seznam kandidatov za avtomatizacijo, ne da bi že razmišljali o konkretnih orodjih.
Kdaj avtomatizacija ni smiselna
Vsakega procesa ni dobro avtomatizirati.
Če naloga zahteva pogovor s stranko, strokovno presojo ali pogosto obravnava posebne primere, bo avtomatizacija običajno prinesla več težav kot koristi.
Prav tako ni smiselno avtomatizirati procesa, ki še ni urejen. Če zaposleni isti postopek izvajajo na različne načine, avtomatizacija ne bo odpravila zmede – samo hitreje jo bo ponavljala.
Najprej poenotite način dela, šele nato razmišljajte o avtomatizaciji.
Izberite eno majhno nalogo
Pogosta napaka je, da podjetje želi avtomatizirati celoten proces naenkrat.
Veliko varneje je začeti z eno nalogo, ki izpolnjuje nekaj preprostih pogojev:
- ponavlja se večkrat na teden,
- ima jasen začetek,
- uporablja znane vhodne podatke,
- rezultat je mogoče hitro preveriti,
- morebitna napaka ne povzroči večje škode.
Takšna naloga omogoča, da preizkusite avtomatizacijo brez večjega tveganja in se iz izkušnje naučite, kaj v vašem podjetju deluje.
AI pomaga pri analizi, ne pri izvedbi
ChatGPT in podobna AI orodja lahko pomagajo analizirati vaše delo, poiskati ponavljajoče se korake in pripraviti predlog, kaj bi bilo smiselno avtomatizirati.
Sama avtomatizacija pa običajno poteka v orodjih, kot sta Make ali Zapier. Ta povezujejo različne aplikacije in izvajajo vnaprej določene procese.
Zato je prvi cilj uporabe umetne inteligence predvsem razumevanje procesa. Šele ko veste, kaj želite avtomatizirati, se lahko odločate, katero orodje je za to najbolj primerno.
Pogoste napake
Najpogostejša napaka je, da podjetje začne izbirati orodje, še preden razume lastne procese. Druga pogosta napaka je želja po avtomatizaciji vsega naenkrat. Pogosto se izkaže, da največjo korist prinese ena sama ponavljajoča se naloga, ne pa popolnoma avtomatizirano poslovanje.
Prav tako ne pričakujte, da bo umetna inteligenca sama odkrila vse možnosti. Kakovost predlogov je odvisna predvsem od tega, kako dobro opišete svoje delo.
Naslednji korak
Ko prepoznate nalogo, ki jo je smiselno avtomatizirati, je naslednji korak priprava jasnega opisa procesa. To vključuje sprožilec, vhodne podatke, posamezne korake, izjeme in pričakovani rezultat. Temu je namenjen vodič Kako z AI pripraviti načrt avtomatizacije procesa.