Ko podjetje prepozna nalogo, ki jo želi avtomatizirati, se pogosto pojavi novo vprašanje: »Kako naj opišemo proces?«
Veliko avtomatizacij se zaplete zato, ker postopek obstaja samo v glavah zaposlenih. Vsak ga izvede nekoliko drugače, manjkajo pomembne podrobnosti ali pa nihče ne zna natančno razložiti, kaj sproži posamezen korak.
Pri tem lahko pomaga umetna inteligenca. Ne zato, ker bi avtomatizacijo izdelala namesto vas, ampak ker pomaga obstoječi proces razdeliti na jasne in razumljive korake. Tako boste lažje ugotovili, ali je proces sploh primeren za avtomatizacijo in kaj bo orodje potrebovalo za izvedbo.
Kazalo vsebine
Začnite z opisom obstoječega procesa
Najprej opišite, kako delo poteka danes. Ne razmišljajte še o tem, kako bi ga izboljšali ali avtomatizirali.
Na primer:
- stranka odda povpraševanje prek obrazca,
- zaposleni pregleda podatke,
- pripravi ponudbo,
- ponudbo pošlje po e-pošti,
- podatke vnese v CRM,
- ekipo obvesti o novem povpraševanju.
Tudi če se vam zdi opis preprost, je to dovolj dobra osnova za nadaljnjo analizo.
Razdelite proces na posamezne korake
Ko umetna inteligenca dobi opis procesa, jo prosite, naj ga razdeli na posamezne korake in za vsak korak odgovori na nekaj vprašanj:
- Kaj sproži ta korak?
- Katere podatke potrebuje?
- Kaj se zgodi na koncu?
- Ali se korak vedno izvede enako?
Na tej stopnji pogosto odkrijete, da se nekatere naloge ponavljajo brez pravega razloga ali pa se isti podatki večkrat prepisujejo med različnimi sistemi.
Določite sprožilec, vhodne podatke in rezultat
Vsak proces potrebuje jasen začetek in konec.
Sprožilec je dogodek, ki začne proces, na primer novo povpraševanje, prejeto e-poštno sporočilo ali izpolnjen obrazec.
Vhodni podatki so informacije, ki jih proces potrebuje za nadaljevanje, na primer ime stranke, e-poštni naslov ali številka naročila.
Rezultat pa je tisto, kar mora biti na koncu narejeno, na primer poslana ponudba, ustvarjen zapis v CRM ali obvestilo ekipi.
Če teh treh elementov ne znate jasno določiti, proces običajno še ni pripravljen za avtomatizacijo.
Ne pozabite na pogoje in izjeme
Veliko procesov ni vedno enakih. Nekateri imajo izjeme, ki jih je treba upoštevati že pri načrtovanju.
Na primer:
- kaj če stranka ne izpolni vseh podatkov,
- kaj če gre za obstoječo stranko,
- kdo potrdi ponudbo nad določenim zneskom,
- kaj se zgodi, če se pošiljanje e-pošte ne uspe.
Takšne izjeme so pogosto razlog, da avtomatizacija brez priprave ne deluje tako, kot bi pričakovali.
AI pripravi načrt, avtomatizacijo pa izvede drugo orodje
Ko je proces jasno opisan, lahko za pripravo načrta uporabite ChatGPT. Ta iz opisa izdela zaporedje korakov, opozori na manjkajoče informacije in predlaga, kje bi bilo smiselno dodati pogoje ali preverjanja.
Sama avtomatizacija pa običajno poteka v orodjih, kot sta Make ali Zapier. Ta povezujejo različne aplikacije in izvajajo vnaprej določene procese.
Pogoste napake
Najpogostejša napaka je, da podjetje začne graditi avtomatizacijo, še preden ima jasno opisan proces. Pogosto se izkaže tudi, da manjkajo pomembni podatki ali da zaposleni isti postopek izvajajo na različne načine.
Napaka je tudi pričakovanje, da bo umetna inteligenca sama ugotovila, kako poteka vaše delo. Bolj kot je opis procesa natančen, uporabnejši bo predlog avtomatizacije.
Naslednji korak
Če še niste določili, katere naloge je sploh smiselno avtomatizirati, začnite z vodičem Kako ugotoviti, katere naloge lahko avtomatizirate z AI. Ko imate pripravljen načrt procesa, pa lahko začnete izbirati orodje za njegovo izvedbo. Pri tem boste lažje presodili, ali zadostuje preprosta avtomatizacija ali pa proces vključuje toliko izjem, da ga je bolje še nekaj časa izvajati ročno.