Sčasoma se v podjetju nabere veliko dokumentov: postopki, navodila, zapisniki, pogodbe in druga dokumentacija. Iskanje prave informacije lahko vzame precej časa, še posebej, če je razpršena po več dokumentih. Umetna inteligenca vam pomaga hitreje poiskati odgovor, vi pa preverite, da je informacija pravilno razumljena in še vedno velja.
Kazalo vsebine
Kaj pripraviti pred začetkom
Pred uporabo umetne inteligence pripravite:
- dokumente, v katerih želite iskati,
- vprašanje, na katero želite odgovor,
- po potrebi dodatna pojasnila, če uporabljate več podobnih dokumentov.
Več kakovostne dokumentacije kot imate, bolj uporabni bodo odgovori.
Katero AI orodje uporabiti
Če želite iskati po posameznem dokumentu, zadostuje ChatGPT, kamor dokument naložite in zastavite vprašanje.
Če dokumentacijo vodite v orodju Notion, lahko vprašanje zastavite neposredno Notion AI, ki poišče odgovor med vašimi zapiski, navodili in drugo interno dokumentacijo.
Pripravite prvi osnutek
Navodilo naj bo kratko, vendar naj vsebuje konkretne informacije.
Namesto:
Poišči informacije o reklamacijah v priloženem dokumentu.
raje napišite:
V priloženi dokumentaciji poišči, kako poteka postopek ob reklamaciji izdelka. Povzemi ključne korake in opozori, če dokument vsebuje posebne pogoje ali izjeme.
Takšno navodilo umetni inteligenci pomaga pripraviti precej uporabnejši odgovor.
Izboljšajte rezultat
Prva različica običajno še ni končna. Navodilo lahko po potrebi dopolnite, na primer tako, da umetni inteligenci naročite, naj:
- poišče informacije samo v določenem dokumentu,
- primerja informacije iz več dokumentov,
- pripravi krajši povzetek odgovora,
- navede, v katerem dokumentu je našla posamezno informacijo.
Po nekaj popravkih boste običajno hitro našli iskane informacije.
Preverite odgovor
Pred uporabo odgovora preverite, ali se ujema z izvirnim dokumentom. To je posebej pomembno pri pravilnikih, pogodbah, postopkih in drugih dokumentih, kjer lahko že manjša podrobnost vpliva na pravilno razumevanje informacij.
Kaj preveriti
Preverite, da:
- umetna inteligenca odgovarja na podlagi pravilnega dokumenta,
- odgovor vključuje vse pomembne informacije,
- niso izpuščene pomembne izjeme,
- se odgovor ujema s trenutno veljavno dokumentacijo.
Naslednji korak
Ko hitro najdete prave informacije, lažje spremljate tudi napredek projektov in nalog. Nadaljujte z vodičem Kako z AI pripraviti tedenski pregled dela.