Pogovori s strankami pogosto vsebujejo pomembne informacije o njihovih vprašanjih, težavah in dogovorjenih naslednjih korakih. Umetna inteligenca lahko iz daljšega pogovora hitro pripravi kratek povzetek, vi pa ga pregledate in po potrebi dopolnite. Tako boste ob naslednjem stiku s stranko lažje nadaljevali pogovor in hitreje našli pomembne informacije.
Kazalo vsebine
Kaj pripraviti pred začetkom
Pred uporabo umetne inteligence pripravite:
- besedilo pogovora (e-pošta, klepet ali prepis telefonskega pogovora),
- morebitne interne opombe,
- informacije, ki jih želite posebej izpostaviti.
Več informacij kot pripravite, bolj uporaben bo povzetek.
Katero AI orodje uporabiti
Za pripravo povzetka zadostuje ChatGPT.
Če uporabljate orodje Freshdesk, lahko pri pripravi povzetkov pomaga tudi njegova AI funkcionalnost, ki po zaključenem pogovoru samodejno pripravi kratek pregled glavnih tem, dogovorov in naslednjih korakov.
Pripravite prvi osnutek
Navodilo naj bo kratko, vendar naj vsebuje konkretne informacije.
Namesto:
Povzemi pogovor s stranko.
raje napišite:
Spodaj je prepis pogovora s stranko.
[Sem prilepite pogovor.]
Pripravi kratek povzetek pogovora. Izpiši glavno težavo, dogovorjene naslednje korake in odprta vprašanja, ki jih moramo še rešiti.
Takšno navodilo umetni inteligenci pomaga pripraviti uporaben prvi osnutek.
Izboljšajte rezultat
Prva različica običajno še ni končna. Navodilo lahko po potrebi dopolnite, na primer tako, da umetni inteligenci naročite, naj:
- pripravi krajši ali podrobnejši povzetek,
- posebej izpostavi dogovorjene naloge,
- opozori na odprta vprašanja,
- pripravi povzetek za sodelavca, ki bo nadaljeval komunikacijo.
Po nekaj popravkih boste običajno dobili povzetek, ki ga lahko shranite med podatke o stranki.
Shranite povzetek
Če uporabljate orodje Freshdesk, povzetek shranite v zahtevek stranke, da bo ob naslednjem stiku takoj na voljo celotna zgodovina komunikacije. Če uporabljate drugo orodje za podporo strankam ali CRM, ga shranite med zapiske o stranki. Tako boste hitro videli, kaj je bilo že dogovorjeno, katere naloge še čakajo na izvedbo in zmanjšali možnost, da bi spregledali pomembne informacije.
Kaj preveriti
Preverite, da:
- povzetek vključuje vse pomembne informacije,
- so dogovorjeni naslednji koraki pravilno zapisani,
- ni izpuščenih pomembnih podrobnosti,
- povzetek ne vsebuje napačnih sklepov.
Naslednji korak
Ko opazite, da se podobna vprašanja strank pogosto ponavljajo, jih vključite tudi v svojo bazo znanja. Tako bodo odgovori dostopni zaposlenim in jih boste lahko uporabili tudi pri AI chatbotu. Oglejte si vodič Kako z AI pripraviti bazo znanja za podporo strankam.