Ko se vprašanja strank začnejo ponavljati, postane iskanje odgovorov vedno bolj zamudno. Dobro urejena baza znanja omogoča, da so odgovori hitrejši, bolj dosledni in lažje dostopni tako zaposlenim kot strankam. Umetna inteligenca vam pomaga pripraviti prvo različico baze znanja, vi pa poskrbite, da vsebuje pravilne in ažurne informacije.
Kazalo vsebine
Kaj pripraviti pred začetkom
Pred uporabo umetne inteligence pripravite:
- najpogostejša vprašanja strank,
- odgovore, ki jih trenutno uporabljate,
- navodila, postopke ali drugo dokumentacijo,
- informacije, ki jih morajo zaposleni ali stranke hitro najti.
Več kakovostnih informacij kot pripravite, bolj uporabna bo baza znanja.
Katero AI orodje uporabiti
Za pripravo osnutka baze znanja zadostuje ChatGPT.
Ko pripravite vsebino, jo lahko objavite v orodju Tidio ali Freshdesk, kjer jo uporabljajo zaposleni ali AI chatbot pri odgovarjanju na vprašanja strank.
Pripravite prvi osnutek
Navodilo naj bo kratko, vendar naj vsebuje konkretne informacije.
Namesto:
Na podlagi naše spletne strani pripravi bazo znanja za podporo strankam.
raje napišite:
Spodaj so najpogostejša vprašanja naših strank in trenutni odgovori.
[Sem prilepite vprašanja, odgovore ali drugo dokumentacijo.]
Uredi vsebino v pregledno bazo znanja. Združi podobna vprašanja, pripravi jasne naslove posameznih člankov in odgovore napiši v razumljivem jeziku.
Takšno navodilo umetni inteligenci pomaga pripraviti uporaben prvi osnutek.
Izboljšajte rezultat
Prvo različico lahko običajno še izboljšate. Navodilo lahko po potrebi dopolnite, na primer tako, da umetni inteligenci naročite, naj:
- poenostavi odgovore,
- razdeli predolge članke na več krajših,
- predlaga bolj razumljive naslove,
- opozori na vprašanja, ki še niso dovolj pojasnjena.
Po nekaj popravkih boste običajno dobili osnutek, ki ga lahko objavite v bazi znanja.
Objavite bazo znanja
Pred objavo preverite, da so članki razvrščeni po smiselnih temah in da uporabniki hitro najdejo iskane informacije. Bazo znanja redno posodabljajte, ko se pojavijo nova vprašanja ali se spremenijo vaši postopki.
Kaj preveriti
Preverite, da:
- so informacije pravilne in posodobljene,
- imajo članki jasne naslove,
- se podobna vprašanja ne podvajajo,
- so odgovori kratki, razumljivi in enostavni za iskanje.
Naslednji korak
Ko imate pripravljeno bazo znanja, jo lahko uporabite tudi za AI chatbot. Nadaljujte z vodičem Kako z AI pripraviti odgovore za chatbot.