Ko sodelujete z več strankami, se informacije hitro izgubijo med zapiski, e-pošto in različnimi dokumenti. Umetna inteligenca vam pomaga te informacije urediti, CRM pa poskrbi, da so povezane s pravo stranko in vedno pri roki. Tako ob naslednjem stiku hitro nadaljujete tam, kjer ste končali, in zmanjšate možnost, da bi spregledali pomemben dogovor.
Kazalo vsebine
Kaj pripraviti pred začetkom
Za organizacijo podatkov zadostuje orodje ChatGPT. Pred tem pa zberite:
- zapiske s sestankov,
- e-poštna sporočila ali drugo komunikacijo,
- poslane ponudbe,
- dogovorjene naslednje korake,
- odprte naloge.
Več informacij kot pripravite, bolj uporaben bo končni povzetek.
Katero AI orodje uporabiti
Za pripravo povzetkov in urejanje zapiskov zadostuje ChatGPT.
Urejene informacije nato shranite v CRM, kjer ostanejo povezane s posamezno stranko. Za večino malih podjetij sta dobra izbira Pipedrive in HubSpot. Pipedrive je bolj osredotočen na prodajni proces in je običajno enostavnejši za uporabo, HubSpot pa poleg sistema CRM vključuje tudi orodja za marketing in podporo strankam.
Pripravite prvi osnutek
Navodilo naj bo kratko, vendar naj vsebuje konkretne informacije.
Namesto:
Uredi moje zapiske o stranki.
raje napišite:
Iz teh zapiskov pripravi kratek povzetek sestanka. Loči glavne potrebe stranke, dogovorjene naslednje korake, odprta vprašanja in informacije, ki jih je smiselno shraniti v CRM. Povzetek naj bo kratek in pregleden.
Takšno navodilo umetni inteligenci pomaga pripraviti precej uporabnejši prvi osnutek.
Izboljšajte rezultat
Prva različica običajno še ni končna. Navodilo lahko po potrebi dopolnite, na primer tako, da umetni inteligenci naročite, naj:
- združi podvojene informacije,
- odstrani nepomembne podrobnosti,
- pripravi krajši povzetek,
- jasno loči dogovore od odprtih nalog.
Po nekaj popravkih boste običajno dobili zapis, primeren za shranjevanje v CRM.
Vnesite podatke v CRM
V CRM shranite povzetek sestanka skupaj z dogovorjenimi naslednjimi koraki, odprtimi nalogami in drugimi pomembnimi informacijami. Tako boste ob naslednjem stiku hitro videli, kaj je bilo dogovorjeno, katere aktivnosti še čakajo in v kateri fazi je sodelovanje s stranko.
Kaj preveriti
Preverite, da:
- so podatki shranjeni pri pravi stranki,
- so dogovorjeni naslednji koraki jasno zapisani,
- pomembne informacije niso izpuščene,
- lahko iz zapisa hitro razumete potek sodelovanja.
Naslednji korak
Ko veste, da želite podatke o strankah organizirati v CRM, je naslednje vprašanje izbira pravega orodja. Nadaljujte z vodičem Pipedrive ali HubSpot – kateri CRM izbrati?
Če pa se želite najprej bolje pripraviti na pogovor s stranko ali pripraviti ponudbo, si oglejte tudi vodiča Kako se z AI pripraviti na prodajni sestanek in Kako z AI pripraviti ponudbo za stranko.