Marsikatero besedilo v malem podjetju ni slabo, samo okorno je. Stari opis storitve, predolg odstavek iz brošure, osnutek e-pošte ali kratka razlaga, ki ste jo napisali na hitro – povedo prave stvari, le pretežko se berejo. V takih primerih je hitreje, da besedilo popravite z umetno inteligenco, kot da ga pišete znova. Pri tem je v večini primerov dovolj splošno AI orodje, kot je ChatGPT.
Kazalo vsebine
Kdaj je preoblikovanje boljše kot pisanje od začetka
Preoblikovanje je smiselno, kadar je vsebina večinoma že v redu, težava pa je v obliki.
Tipične situacije v malem podjetju:
- odstavek iz starejše brošure, ki še drži, le povedan je preveč uradno,
- opis storitve, ki ima prave podatke, a je predolg in razvlečen,
- osnutek e-pošte stranki, ki zveni okorno,
- kratka razlaga izdelka ali postopka, ki je zapisana preveč splošno,
- interni zapis, iz katerega bi radi naredili krajše besedilo za stranke,
- ponudba, ki se vleče in se v njej izgubi glavno sporočilo.
V vseh teh primerih ne potrebujete novega besedila. Potrebujete jasnejšo različico tistega, kar že imate. Pisanje od začetka je tu izguba časa in tveganje, da bo umetna inteligenca izpustila pomembne podrobnosti, ki ste jih v izvirniku že imeli.
Kaj morate AI povedati, da ne spremeni pomena
Pri preoblikovanju je glavno tveganje, da umetna inteligenca spremeni pomen, ne da bi to takoj opazili. Doda trditev, ki je niste napisali, izpusti omejitev ali zamenja konkreten podatek z bolj všečnim. Da se to ne zgodi, ji morate pred preoblikovanjem jasno povedati, kaj mora ostati nedotaknjeno.
Pred preoblikovanjem podajte:
- celotno besedilo, ki ga želite popraviti,
- dejstva, ki morajo ostati nespremenjena (kraji, ceniki, roki, omejitve, izkušnje),
- trditve, ki jih ne sme okrepiti ali odstraniti,
- strokovne izraze, ki jih mora ohraniti takšne, kot so,
- komu je besedilo namenjeno,
- kakšen ton želite ohraniti ali spremeniti,
- približno dolžino končnega besedila,
- česa AI ne sme dodati (novih storitev, jamstev, rezultatov, referenc, številk).
Z drugimi besedami: umetna inteligenca naj popravi obliko, ne pa vsebine. Vsebino določate sami.
Kaj lahko pri besedilu spremenite z AI
Ko je pomen zaščiten, lahko umetna inteligenca varno spreminja obliko. To so stvari, ki jih lahko popravi, ne da bi posegla v vsebino:
- jasnost – zapletene stavke razdeli na krajše,
- dolžina – besedilo skrajša,
- ton – iz preveč uradnega naredi bolj umirjenega in praktičnega,
- struktura – informacije razvrsti v logičen vrstni red,
- začetek – uvodni stavek naredi bolj konkreten,
- besedne zveze – generične izraze zamenja z bolj konkretnimi,
- ponavljanja – odstrani odvečne besede in nepotrebne besedne zveze.
Navodilo za AI: preoblikovanje obstoječega besedila
To navodilo lahko uporabite za skoraj vsako krajše poslovno besedilo, ki ga želite izboljšati.
Navodilo za AI:
»Spodaj je besedilo, ki ga želim popraviti. Tvoja naloga je, da ga preoblikuješ tako, da bo bolj jasno in lažje berljivo, a pomen mora ostati popolnoma enak.
Pri preoblikovanju upoštevaj:
- ne spreminjaj dejstev, podatkov, cen, rokov, omejitev ali strokovnih izrazov,
- ne dodajaj novih trditev, jamstev, rezultatov ali referenc,
- ne odstranjuj omejitev in opozoril,
- ohrani izvirno ciljno občinstvo,
- uporabi naravno slovenščino, primerno za malo podjetje,
- skrajšaj besedilo, kjer je to mogoče brez izgube pomena,
- prilagodi ton tako, da bo manj uraden in bolj praktičen.
Pripravi dve različici popravljenega besedila. Pod vsako kratko pojasni, kaj si spremenil in kaj si pustil nedotaknjeno. Na koncu naštej vse dele, kjer nisi prepričan, ali si pravilno razumel pomen, in vse trditve, ki jih moram preveriti sam.
Izvirnik: [sem prilepite besedilo]«
To navodilo lahko shranite in znova uporabite. Spreminjate samo besedilo na koncu.
Primer: izvirnik in boljša različica
Svetovalec za poslovno programsko opremo ima v stari brošuri odstavek o uvodnem svetovanju.
Izvirnik:
»V okviru naših storitev nudimo strankam celovit pregled obstoječega informacijskega okolja, pri čemer natančno analiziramo poslovne potrebe in pripravimo strokovne usmeritve za nadaljnji razvoj. Naš pristop je individualen in prilagojen specifičnim zahtevam vsake organizacije, kar zagotavlja optimalne rezultate na področju digitalne preobrazbe.«
Boljša različica:
»Pri uvodnem svetovanju pregledamo, katere programe in sisteme v podjetju že uporabljate, in se pogovorimo, kaj vam pri delu povzroča največ težav. Preverimo, kako delo poteka zdaj, nato pa pripravimo pisne usmeritve s priporočilom, česa se je smiselno lotiti najprej.«
Kaj se je spremenilo: odstavek je krajši, stavki so krajši, splošne besedne zveze (»celovit pregled«, »optimalne rezultate«, »digitalna preobrazba«) so zamenjane z navadnim opisom dela.
Kaj je ostalo enako: storitev je še vedno uvodno svetovanje, vključuje pregled obstoječega stanja in pisne usmeritve, prilagoditev konkretnemu podjetju je ohranjena. Nič novega ni dodano – nobenih rezultatov, jamstev ali novih storitev.
Kdaj AI preveč spremeni besedilo
Po preoblikovanju je vredno hitro preveriti, da umetna inteligenca s spremembami ni šla predaleč. Različico zavrnite ali popravite, če:
- je spremenila katero koli dejstvo, številko ali rok,
- je dodala trditev, ki je v izvirniku ni bilo (na primer »vrhunska kakovost«, »dolgoletne izkušnje«, »zadovoljne stranke«),
- je odstranila omejitev ali opozorilo, ki je bilo v izvirniku z razlogom,
- je spremenila ciljnega bralca (na primer iz malega podjetja v veliko organizacijo),
- je ton spremenila tako, da besedilo ne zveni več kot vaše,
- je konkretne podrobnosti zamenjala s splošnimi besednimi zvezami,
- je ustvarila vtis, da ponudba vključuje več, kot dejansko vključuje.
Če opazite katero od teh težav, je bolje, da besedilo temeljito popravite ali AI znova uporabite s strožjim navodilom ter mu izrecno naročite, česa ne sme spremeniti.
Naslednji korak
Ko boste besedilo preoblikovali, sta na vrsti dve stvari: preveriti, ali slovenščina res zveni naravno, nato pa opravite zadnji pregled pred objavo.
Več o tem najdete v vodičih Kako z AI napisati bolj naravno slovensko besedilo in Kako preveriti AI besedilo pred objavo.