V skoraj vsakem podjetju se sčasoma nabere veliko dokumentov: pogodbe, zapisniki sestankov, navodila, poročila in interni postopki. Težava običajno ni, da informacij ni, ampak da jih je težko najti takrat, ko jih potrebujete.
Namesto ročnega pregledovanja map ali iskanja po več različnih dokumentih lahko pri tem pomaga umetna inteligenca, ki lahko bistveno skrajša čas iskanja in pripravi povzetke obsežnejše dokumentacije.
V tem članku boste izvedeli, kako uporabiti umetno inteligenco za hitrejše iskanje informacij v dokumentaciji podjetja in kdaj je rezultate treba preveriti tudi ročno.
Kazalo vsebine
Katere dokumente lahko pregleda AI
Umetna inteligenca lahko pomaga pri različnih vrstah poslovne dokumentacije, na primer:
- pogodbah,
- zapisnikih sestankov,
- internih navodilih,
- poslovnih postopkih,
- poročilih,
- dokumentih v obliki PDF ali Word.
Kaj lahko AI poišče namesto vas
Največja prednost umetne inteligence je odgovarjanje na konkretna vprašanja.
Namesto da prebirate več strani besedila, lahko vprašate:
- Kdaj se pogodba izteče?
- Katere naloge so bile dogovorjene na zadnjem sestanku?
- Kdo je odgovoren za izvedbo posamezne naloge?
- Izpiši vse pomembne datume iz tega dokumenta.
- Primerjaj, kaj se je spremenilo med dvema različicama pogodbe.
Tak način dela je pogosto hitrejši kot klasično iskanje po ključnih besedah, saj umetna inteligenca razume tudi pomen besedila in ne išče samo določenega izraza.
Kdaj zadostuje ChatGPT in kdaj Fireflies.ai
Če želite pregledati posamezen dokument, pripraviti povzetek ali poiskati določeno informacijo, običajno zadostuje ChatGPT.
Če pa pogosto organizirate sestanke, je lahko primernejša rešitev Fireflies.ai. Orodje samodejno pripravi prepis pogovora, povzetek sestanka in seznam dogovorjenih nalog. Tako lahko pozneje precej hitreje poiščete, kaj je bilo dogovorjeno in kdo je prevzel posamezno nalogo.
Izbira je odvisna predvsem od tega, ali občasno analizirate posamezne dokumente ali redno iščete informacije v zapisnikih sestankov.
Kako pripraviti dokumente za boljše rezultate
Kakovost odgovorov je odvisna tudi od kakovosti dokumentov.
Pred uporabo umetne inteligence preverite, da:
- je besedilo berljivo,
- so skenirani dokumenti pretvorjeni v besedilo (OCR),
- uporabljate končne oziroma posodobljene različice dokumentov.
Čim bolj urejena je dokumentacija, tem manj časa bo AI porabil za razumevanje vsebine.
Kdaj je odgovor treba preveriti
Čeprav lahko umetna inteligenca hitro pripravi povzetek ali odgovori na vprašanje, ni priporočljivo, da se nanj zanesete brez preverjanja pri pomembnih dokumentih.
To še posebej velja za:
- pogodbe,
- pravne dokumente,
- finančne podatke,
- osebne in druge občutljive informacije.
Če odgovor vpliva na poslovno ali pravno odločitev, vedno preverite tudi izvirni dokument.
Pogoste napake
Najpogostejša napaka je, da umetna inteligenca dobi nepopolno dokumentacijo, zato odgovarja na podlagi le dela informacij. Pogosto uporabniki zastavijo tudi preveč splošno vprašanje, namesto da bi jasno povedali, kaj iščejo.
Kot omenjeno pa je napaka tudi slepo zaupanje povzetkom, zato rezultate pred uporabo ustrezno preverite.
Naslednji korak
Ko so zapisniki, navodila in drugi dokumenti pripravljeni po enotni strukturi, umetna inteligenca informacije poišče precej hitreje in z manj možnostmi za napake. Zato je smiselno nadaljevati z vodičem Kako standardizirati poslovne dokumente z AI, kjer boste izvedeli, kako pripraviti enotne predloge za dokumente, ki jih vaše podjetje uporablja najpogosteje.