Iskanje »najboljšega AI orodja« skoraj vedno pripelje do dolgih lestvic, kjer en izdelek tekmuje z drugim, ne da bi vedeli, kateri tip orodja sploh potrebujete. V malem podjetju je smiselno obrniti vrstni red: najprej določite delovno nalogo, ki vam jemlje čas ali povzroča zmedo, šele nato izberite orodje.
Ta članek razvrsti AI orodja po poslovnih nalogah. Namen ni predstaviti vseh orodij na trgu, ampak pokazati, katera kategorija orodij je smiselna za katero nalogo in kdaj je za začetek dovolj že splošen AI pomočnik.
Kazalo vsebine
Najboljše AI orodje je odvisno od naloge
Ni enega samega najboljšega AI orodja za vsako podjetje. Izbor je odvisen od tega, kaj želite, da orodje opravi.
Preprosto vodilo:
- Če potrebujete osnutke besedil, ideje in razmislek o nalogi, je splošno AI orodje pogosto dovolj.
- Če potrebujete pošiljanje, sledenje, načrtovanje objav, avtomatizacijo ali poročanje, potrebujete specializirano orodje.
- Če bo orodje pripravljalo besedila v slovenščini, pred resno uporabo preverite kakovost slovenskega rezultata. Marsikatero tuje orodje deluje dobro v angleščini, v slovenščini pa zahteva veliko ročnih popravkov.
Z razvrščanjem nalog po teh treh vprašanjih hitro vidite, ali sploh potrebujete novo orodje ali pa lahko nalogo opravite s tistim, ki ga že uporabljate.
Splošno AI orodje za osnutke, ideje in povzetke
Za večino malih podjetij je smiselna prva izbira splošen AI pomočnik. Najbolj razširjeno orodje v tej kategoriji je ChatGPT.
Uporaben je, kadar potrebujete:
- prvi osnutek opisa storitve, ponudbe ali pojasnila,
- različice obstoječega besedila v drugačnem tonu ali dolžini,
- povzetek zapiskov s sestanka,
- seznam idej za vsebino, naslove ali razdelke prodajne strani,
- kontrolni seznam za interno uporabo,
- preprosto razlago, kaj sporočajo številke v preglednici.
Za občasno delo in prve preizkuse je ChatGPT pogosto dovolj. Ko pa želite e-pošto pošiljati seznamu strank, slediti potencialnim strankam v sistemu, povezovati orodja med seboj ali se opreti na preverjene podatke, je čas za bolj specializirano AI orodje.
AI orodja za e-pošto, marketing in vsebino
V tej kategoriji se splošni AI pomočnik in specializirana orodja dobro dopolnjujejo.
- Za pošiljanje e-pošte, glasil in e-poštnih kampanj sta smiselna MailerLite in Brevo. Imata urejene predloge, sezname stikov in osnovno poročanje.
- Za pripravo marketinških besedil je lahko smiseln Jasper, predvsem kadar redno pripravljate več različic oglasov, objav, opisov ponudb ali kampanjskih besedil. Za občasne osnutke je pogosto dovolj ChatGPT.
- Za SEO podatke, izbor ključnih besed in optimizacijo besedil sta uporabna Semrush ali Surfer, ko se s SEO ukvarjate redno. Za občasno objavo članka verjetno nista potrebna.
- Za grafiko, kot so objave za družbena omrežja, preprosti letaki in slike za blog, je dobra izbira Canva, ker ima predloge in jo lahko uporabljate brez oblikovalskih izkušenj.
- ChatGPT lahko pri vsem tem pripravi prvi osnutek: kratko sporočilo za mesečno glasilo, strukturo SEO članka, idejo za oglas ali kratek opis za grafiko v Canvi. Pošiljanja, resničnih SEO podatkov, urejenega kampanjskega sistema in končnih grafik pa ne opravi.
AI orodja za prodajo, CRM in podporo strankam
Pri prodaji in podpori strankam je pomembno ločiti pripravo besedila od spremljanja povpraševanj, dogovorov in naslednjih korakov.
- Pipedrive in HubSpot sta CRM orodji, ki omogočata vodenje evidence potencialnih strank, beležita pogovore, opozarjata na naslednji korak in dajeta pregled nad prodajnim procesom. Pomagata predvsem pri sledenju, ne pri pisanju.
- ChatGPT pripravi osnutek odgovora na povpraševanje, povzetek pogovora s stranko za vnos v sistem CRM ali nadaljnje sporočilo s konkretnimi koraki.
V praksi to pomeni, da po klicu s potencialno stranko zapis pogovora narekujete v telefon, ChatGPT iz tega pripravi urejen osnutek za sistem CRM, vi pa zapis preverite in shranite v Pipedrive ali HubSpot. Pri ponavljajočih se vprašanjih strank ChatGPT pripravi osnutke odgovorov, ki jih nato shranite kot predloge.
Občutljivih podatkov strank ne vnašajte v splošno AI orodje. Imena, telefonske številke, naslove in zaupne podrobnosti pred uporabo zamenjajte z nadomestki.
AI orodja za organizacijo dela, podatke in avtomatizacijo
Ko AI ni več samo občasen pripomoček, ampak del ponavljajočega se procesa, postanejo zanimiva orodja za organizacijo.
- Notion in ClickUp sta uporabna za naloge, zapiske, interne sezname in projekte. Majhni ekipi pomagata, da informacije ne ostanejo samo v glavah posameznikov.
- Fireflies je uporaben, kadar imate veliko sestankov ali klicev in želite iz njih hitreje pripraviti povzetke, naloge ali zapis dogovorov. Pri občutljivih pogovorih je treba prej jasno vedeti, kaj se snema, kdo ima dostop do zapisa in ali je uporaba primerna.
- Google Sheets zadostuje za preprosto preglednico prodaje, stroškov ali zalog. ChatGPT lahko v nekaj stavkih razloži, kaj sporočajo številke.
- Zapier in Make povezujeta orodja med seboj, na primer obrazec na spletni strani s seznamom v sistemu CRM ali z opomnikom v orodju za delovne naloge.
Avtomatizacija je smiselna šele takrat, ko je postopek že jasen. Če postopek še sami opravljate na različne načine, ga najprej zapišite, šele nato razmislite o povezovanju orodij.
AI orodja za spletno trgovino in grafiko
Za spletne trgovine se najpogosteje pojavita dve vrsti nalog: vsebina in grafični elementi.
- Wix je smiseln za manjše spletne strani, kjer želite hitro urediti osnovno predstavitev, besedila in grafično podobo strani. Ni nadomestilo za vsebinsko strategijo, lahko pa pomaga pri hitrejši pripravi osnovne spletne prisotnosti.
- Shopify je platforma za spletno trgovino z vgrajenimi AI funkcijami. Ureja prodajni del trgovine, kataloge, naročila in plačila, AI pa lahko pomaga pri opisih izdelkov, besedilih za trgovino in promocijskih vsebinah.
- Canva je primerna za grafiko izdelkov, promocijske grafične elemente in objave na družbenih omrežjih.
- ChatGPT pripravi osnutke opisov izdelkov, uvodov v kategorije in besedila za promocijska sporočila.
Pri tem velja preprosto pravilo: AI lahko pripravi osnutek, sami pa preverite podatke o izdelku, ceni, zalogi, dostavi in pogojih vračila.
Kako izbrati, katero orodje preizkusiti najprej
Vse zgornje kategorije ne sodijo v isti korak. Za prvi preizkus izberite kategorijo glede na nalogo, ki:
- se v podjetju pogosto ponavlja,
- vam trenutno jemlje največ časa,
- ima rezultat, ki ga lahko v nekaj minutah pregledate,
- je s splošnim AI orodjem še ne uspete dovolj dobro opraviti,
- zahteva resnično operativno funkcijo, kot je pošiljanje, sledenje ali načrtovanje.
Če ChatGPT za to nalogo še zmore pripraviti uporaben osnutek, najprej izboljšajte njegovo uporabo. Specializirano orodje izberite šele takrat, ko jasno vidite, kaj bo v vašem postopku opravilo.
Naslednji korak
Če pred izbiro orodja potrebujete jasen postopek odločanja, preberite članek Kako izbrati AI orodje za podjetje. Razloži, katera merila so pomembna in kako se izogniti nakupu orodja, ki ga ne boste uporabljali.
Če pa želite najprej preveriti brezplačna AI orodja, preberite članek Brezplačna AI orodja za mala podjetja. Pokaže, do katere mere brezplačne različice zadoščajo in kdaj se splača nadgraditi.